Compte-rendu de la réunion du bureau de l'association du dimanche 27 avril 2008

La réunion commence à 10h10 et s’achève à 12h30.
Sont présents Françoise Bailly (trésorière), Vincent Gilardi (responsable commission Paris), Michèle Thénot (responsable gestion de l’artisanat), Mathilde Decheppe (responsable commission Meuse), Julissa Miranda (vice-présidente), Elise Gonnet (présidente), Nathanaëlle Guillermin et Claire Anzemberger (secrétaire).
Voici les différents points abordés. Nous avons besoins de vos commentaires, de vos idées, suggestions, alors à vos claviers.

Quentin et Mathieu ( Le Mans) . Ce sont deux étudiants d’une école de cinéma qui souhaitent mettre leurs compétences au service d’Ayud’art. Ils vont partir au Pérou et feront un séjour au CIMA pour y faire un film pour Ayud’art présentant le CIMA. Nous sommes actuellement en train d’étudier avec eux de la possibilité qu’ils aillent aussi à Cuzco pour rencontrer nos producteurs pour les filmer et ainsi illustrer la filière équitable. Ces films auraient différents formats au niveau du temps s’adaptant ainsi au public et au but visé (interventions en milieu scolaire, conférences...).
Nous avons besoin de vos idées pour définir ces formats temps ainsi que les contenus de ces films.

Le container d’artisanat : Il arrivera à la mi-mai à Dijon. Nous aurons besoin de main d’œuvre pour trier les articles, les étiqueter, photographier les articles ne se trouvant pas sur le catalogue, les ranger…
Une nouvelle organisation des stocks a été décidée : un endroit pour le magasin et un autre pour le stock où il faudra tenir ce dernier à jour pour en faciliter la gestion.
Le sol de la cave est à refaire car trop poussiéreux, si certains d’entre vous ont des compétences pour ce genre de travaux et l’envie vous êtes les bienvenus…


Le catalogue d’artisanat : il n’y a plus de catalogue, il va falloir en imprimer de nouveaux après une mise à jour de l’ancien.


Le Global Day of Giving de XL Re: Il aura lieu de 21/05/08 et pour le moment 5 employés de l’entreprise XL Re se sont inscrits pour travailler pour notre association en nous offrant leur temps et leurs compétences. Cette année la présidente se rendra à Paris pour travailler directement avec les cadres inscrits dans ce partenariat et avancer de concert durant cette journée. L’an dernier XL avait fait avancer le travail d’Ayud’art de manière considérable et nous sommes conscients de la chance que nous avons en renouvelant l’expérience cette année et nous les en remercions vivement.
Nous avons déjà dressé une liste de tâches à leur proposer mais vos idées nous intéressent. N’hésitez pas à intervenir sur le blog pour allonger cette liste. Merci de votre collaboration.

La Bourse Fénéon : La présidente fait partie du jury attribuant la bourse Fénéon d’un montant de 6500 à un projet humanitaire, cette même bourse qu’Ayud’art a reçue en 2003 pour ses projets au Pérou. La présentation des projets de cette année aura lieu les 2 et 3 mai 2008.
Le 21 Juin, pour les 10 ans d’existence de la bourse, Ayud’art ira présenter le suivi de ses actions et rencontrer les 9 autres lauréats à Metz, siège de l’association Les amis de Gérard Fénéon.

Catalogue de marionnettes : Un catalogue de marionnettes devrait voir le jour prochainement. Le travail consistera a trier les marionnettes et à les classer puis à les photographier. A long terme l’objectif visé est la diffusion auprès d’un public d’écoles maternelles, d’orthophonistes et de crèche puis la vente en ligne. La question de l’espace et de la modalité de stockage est posée.

Projet livre pédagogique avec l’IUFM : Des contacts sont pris actuellement avec des auteurs de pédagogie et des maîtres formateurs afin de réaliser un livret pédagogique avec des fiches de travail, d’activités dont la star serait la marionnette !

Les envois de fonds au Pérou :
· 5000 euros ont été envoyés au CIMA en mars.
· Ayud’art finance une place à hauteur de 1000 dollars par an (frais de virement bancaire en sus) pour un ex CIMA qui entrera à la résidence Estudi’art afin d’y poursuivre ses études courant mai. Des informations sur le parcours de ce jeune seront fournies sur le blog régulièrement.

Le Canada : une petite sœur d’Ayud’art devrait bientôt voir le jour chez nos amis québécois. Des contacts sont pris avec les futurs fondateurs de cette association, Les amis de CIMA, et des envois d’artisanat de Lima au Quebec par les résaux et filières établis par Ayud’art depuis 2003 sont déjà entamés. Une rencontre est à envisager très prochainement avec les Canadiens afin de leur permettre d’accéder à l’autonomie dans leurs achats d’artisant revendu au profit intégral de CIMA selon le modèle mis en place en France.

Retour en France et départs au Pérou avec passage par le CIMA :

· Retour d’Amélie Beuve qui est restée 4 mois au CIMA.
· Départs de : Michèle Thenot avec son mari et ses deux enfants, Quentin et Mathieu du Mans, Antoine Yollant et Julissa Miranda, Loïc et Gaëlle, André Loew de l’association Soleil d’enfants de Dijon.

Questions diverses et répartition des tâches : les membres du bureau se répartissent les points suivants concernant la vie de l’association :
- Réalisation d’une plaque signalétique de l’association en façade au 26 bis rue Hermite à Nancy. Trois devis seront réalisés par Fanny Mottin.
- Le contrat de volontariat civil étant en suspens, Mathilde se charge de surveiller les dispositifs à envisager pour l’avenir d’Ayud’art qui aura besoin d’un renfort de main d’œuvre surtout en prévision de la fin d’année civile. L’idée d’un volontariat européen est à étudier après prise d’informations.
- Pour intervenir en milieu scolaire, l’association doit obtenir un agrément de l’éducation nationale. Nous ignorons à ce jour les conditions d’octroi d’un tel agrément et Françoise se charge de la prise de renseignements.
- Un restaurant bio- éthique destiné aux employés de la poste du boulevard Lobau de Nancy pourrait nous accueillir dans ses locaux pour sensibiliser les clients à l’action de l’association. Michèle se charge de prendre contact avec le gestionnaire de la structure.
- Afin de préparer efficacement le Global Day of Giving, Michèle et Julissa vont réactualiser le catalogue d’artisanat.
- La question fiscale concernant la possible déduction fiscale des frais liés à l’activité associative des membres du bureau est à étudier. Françoise prend contact avec les impôts.
- La question du remboursement des frais téléphoniques liés à l’activité d’Ayud’art est évoquée. Une estimation du coût mensuel sera réalisée dans les jours à venir et ces frais seront pris en charge par l’association comme d’autres frais de fonctionnement maintenant que la trésorerie le permet sans mettre en danger la santé financière d’Ayud’art.
- Un point est fait par Françoise sur les cotisations payées au titre de 2008 à ce jour et Claire/Nathanaëlle sont chargées de se mettre en contact avec les anciens cotisants 2007 qui n’ont pas renouvelé leur cotisation.
- Les mois de Mai et de Juin sont traditionnellement ceux des reprises de contact avec nos partenaires financiers pour présenter le bilan des actions réalisées en 2007 et de solliciter de nouveau leur soutien pour 2008. Un lourd travail où l’aide de chacun est la bienvenue. Elise s’occupe de démarrer ces dossiers.
- En prévision de la fin d’année, Vincent commence à étudier une incitation aux dons en expliquant les mesures fiscales en faveur du donataire et les actions menées à CIMA avec les fonds recueillis.
- Un rappel des manifestations de printemps est opéré par Claire. Nathanaëlle et Claire vont penser à un calendrier de répartition des présences derrière le stand pour que chacun puisse s’inscrire à sa convenance et à l’avance. Mathilde évoque les manifestations meusiennes et ouvre la porte à la participation à des festivals musicaux.

Pour tous ces points, nous sommes à l’écoute de vos propositions, éclairages, idées en tous genres.