Compte-rendu de la réunion du 25 avril 2009

Association AYUD’ART
Compte rendu de la réunion du 25 avril 2009

Présentation des personnes présentes (dans un ordre aléatoire…) :
Elise Gonnet, Michèle Thénot, Marie Thénot, Colette Pépin, Danièle Schreiner, Sébastien Hamard, Isabelle Hameau, Nicole Heissat, Catherine Peltier, Claire Anzemberger, Brigitte Decker, Julissa Miranda, Antoine Yollant.

Présentation de l’association et de ces principales actions
Elise Gonnet, présidente de l’association présente la genèse et la croissance de l’association pour les personnes présentes pour la première fois (Sébastien Hamard et Nicole Heissat).
Elle explique également la nécessité de subdiviser et de structurer les compétences pour un meilleur développement de l’association. Des commissions ont donc été mises en place afin que chacun puisse connaître sa mission et décharger Elise de tâches diverses. Elle pourra ainsi se consacrer au rayonnement d’ AYUD’ART ce qui n’est pas simple en ces temps de crise.

Commission de la gestion des Stocks
Michèle Thénot, responsable de la commission de la gestion des Stocks prend la parole pour donner le calendrier des tâches liées aux ventes. C’est Laetitia Metttavant qui s’occupe de la logistique et gère le planning des ventes.
En janvier/février, c’est la fin des ventes et l’heure du bilan. Il faut ranger, trier et faire l’inventaire. Un tableau de stock a été mis en place en 2008 ; on peut ainsi voir avec le retour du « terrain » les besoins réels. Une réunion se fait pour préparer la commande suivante ; cette année une seule commande sera effectuée pour diminuer les frais de transport. (9m² ont été acheminés l’année dernière, il faut prévoir le double pour cette année).
Ensuite il faut traduire la commande, photographier les références et calculer les prix pour l’étiquetage.
La livraison se fait en septembre. Il faut se rendre à Dijon pour rejoindre André Loew (président de l’association « soleil d’enfants ») qui partage les frais de stockage. Isabelle Hameau se propose pour récupérer l’artisanat à cette période. Ensuite il faut déballer les caisses et stocker le tout dans la cave d’Elise.
En octobre se fait la mise en place du « magasin », c'est-à-dire que l’on prépare les caisses avec les articles et on les range à la cave. Une personne de l’immeuble où est stockée la marchandise est volontaire pour réapprovisionner les caisses du grenier à la cave.
Le gros des ventes se fait entre septembre et décembre.
Michèle Thénot propose ensuite la visite des lieux puis retour à la réunion pour déterminer les tâches à accomplir et les nouveautés à mettre en place ;
-il faudrait tenter des ventes par le biais d’internet
- il faut prévoir un tableau de communication entre la cave et le grenier
- il manque un éclairage au grenier ; faut-il installer une lampe ?
- il faut régler le problème des clés pour que la personne qui gère les ventes ne soit pas dépendante de la présence d’Elise.
- le 23 mai aura lieu l’ « Ayuday »
- fin mai arrivée à Dijon du container en provenance d’Equateur
- il faut préparer le 2 juin et le 8 mai (pour la vente à Houdemont)
- une commission doit être mise en place dans la Manche
- l’étiquetage des caisses doit rester constant d’une fois sur l’autre
- Nicole Heissat se propose d’étudier le coût de sacs pour les ventes car il est parfois gênant de vendre certains produits chers et de ne pas avoir de sacs propres à l’association pour les emballer.

Fin de la réunion

Les secrétaires